「プライベートで電話なんて殆どしない」
「知らない人と顔が見えないやり取りの電話が、めちゃくちゃ苦手で辛い…」
声だけで全てを判断しなければならないって、実は結構難易度高いよね。
社会人になってからそういう悩みを抱えるのはもはや通過儀礼みたいなもの。
俺も一年目はすげえ嫌だったし、ある程度慣れた今でも正直嫌だ。
なんで電話対応が苦手に感じるのか、なんかそれの対策は無いのか自分なりにやったことをまとめるよ。
やっぱりしんどくても、結局は数をこなさないと苦手意識って薄れていかないんだよね。
電話は今でも結構苦手
この記事を投稿した時点で、現在Omochiは社会人二年目。
もちろんこの下には新しく入ってきた新卒の子たちがいるよ。
俺の部署ではなく、他の部署にだから俺が一番下であることは変わりないけど。
思い返すと社会人一年目は、何もかもが初めてだらけ。
電話一つにとっても、普段話す相手とは全然違う人ばかり。
家族や友達なら会話の勝手もある程度分かるため、そう問題は起きないよね。
敬語である必要もないし、まぁ多少乱暴な言葉遣いでも何かあるわけでもない。
凄く気楽なものだ…。
しかし社会に出ると、知らない人や目上の人とのやり取りが圧倒的に多くなる。
この電話一つにとっても、今までとはわけが違う相手と会話をする機会が急に増える。
もちろん若手のうちは、自分よりも丁寧に接しなければ面倒になる相手ばかりだ。
とするとなるべく失礼な態度で臨むのは、相手にとっても不快に感じるし自分にも影響が出る。
だから普段よりも気を付けて電話に出なければならないのだが…。
この電話というのは曲者で、ぶっちゃけ取るのが面倒だったり怖かったり感じるよね。
そのあなたの気持ち、俺も痛いほどよくわかる。
未だに電話するのが苦手とはいえ、ある程度耐性もついたのでその話をしていくよ。
なんで電話を取るのが怖かったり苦手と感じるのか？
また何とかしてその意識を薄れさせる方法は無いものか？
この辺をじっくり考えていきましょう。
顔が見えず声だけの判断材料しかないって不安になる
知らない人と電話のやり取り。
さっき失礼のないようにしなきゃならないということは申し上げた。
これも電話が苦手な人を焦らす原因になるけど…。
最も大きいのは、全ての判断を声だけでしなければならないからなんだよね。
例えば対面で会話をするときって、相手の表情やしぐさ・声の抑揚とか分かるでしょ。
パッと見ただけで、その人が嬉しいのか悲しいのか怒っているのかがなんとなくでもわかりやすい。
だからそれによってこちらの言葉遣いや話題の選び方も、色々と変化して対応しやすいよね。
加えてお互い話をするために来ているから、よっぽどのことが無い限り急いでいるわけではないはず。
じっくり話を進めることにより、両者の頭の中で理解する時間が多くなりやすい。
分からなければ質問してよりわかりやすくすることも難しくない。
一般的な打ち合わせや連絡事項を伝える場を前提にしてね。
対して電話だとどうだ？
当然機械越しに相手と話しているわけだから、お互いが同じ場所に居るわけがない。
とすると相手の状態を判断できるの受話器から聞こえる声だけになる。
声の抑揚だけで相手の感情を把握しながら会話をするため、中々判断材料が乏しいのよね。
一見普通の声でも実は怒っていたりとか、声一点のみで判断するのは結構難易度が高い。
そこで読み間違えてしまうと、下手すりゃ相手の感情を逆なでする可能性がある。
おまけに相手が急いでいるかどうかも、相手が発する言葉のスピードで判断する必要もある。
すると聞き取る側は全てをきちんと受け止めることが難しく、間違った情報を受け取る可能性がある。
電話だとじっくり話すってことが、対面に比べて圧倒的に少なく慣れていないと難しいんだよね。
もちろんほかにもあるけど、ここらあたりの理由が電話を取るのに苦手意識を生ませる原因なのかもしれない。
個人的には声だけの電話じゃなくて、ビデオ通話がデフォルトになってくれたほうが嬉しいんだけどな～…。
そしたら対面でのメリットがより強くなるし、電話だけの強みも享受できるから…。
それを知らない人相手とか、やっぱり怖くて当然だわ。
どういう人かもわからないのに、判断材料が声だけとかすくんでもおかしくないよ。
特に不慣れな若手なら誰だってそうだ。
準備を怠らず数を打て！
電話対応に限った話じゃないが、結局は練習して数をこなさないと出来るようにはならない。
運動も勉強もなんでもそうだが、一部の天才以外はくりかえし練習をして初めてできるようになるもの。
だから電話もいくつかの準備やコツを押さえた状態で、何度も受話器を手に取るのが一番練習になる。
もちろん取りたくない嫌な気持ちは分かるけど、ここは避けられないからちょっと踏ん張って欲しい。
利き手は筆記用具、逆は受話器を持つ
まず掛ける側でも受ける側でも同じだけど、電話を使うときの基本姿勢を身につけよう。
絶対にメモ書きが必須なので聞き手は常に書けるように、逆の手で受話器をしっかり持つように。
聞き取った単語だけでも、話がイマイチ分からなくても後で整理する時間があればなんとなくわかることも多い。
しかし単語すらメモらずに電話を受けた場合、全て自分の頭で内容を理解しなければならない。
不慣れな人にとってはまずそれは出来ないため、必ず電話しながらメモを取れるようにしておこう。
困った時に書いた単語が、あなたを救うことは多々あるのでちゃんとメモは取っておこう。
何も文章で書く必要はないので、とにかく聞いた単語は文字に起こしておけ！
周りの人の電話の出方をまねる
社員として電話に出るのと、プライベートな個人として電話に出るのとは性質が違う。
前者だった時は基本的に会社の名前と自分の名前を名乗るのが前提だ。
普段の電話の出方じゃないので、これは周りの人の電話の出方をよく観察してまねてみよう。
このはじめの出方については、一度型を決めてしまえばずっと使えるので身に着けるのをお勧め。
例えば俺なら
電話を受けるときは「はい、○○(会社名)でございます。」
電話を掛けるときは「私、○○(会社名)○○(部署名)の○○(自分の名前)と申します。」
これは完全に周りの人の電話のやり方をマネして今はこう喋っているよ。
若干人によって違いがあるため、やりやすい先輩のしゃべり方をまねするのがイイかな。
特に外部に掛けるときは、最初の入りが全てこれで使いまわせるためだんだん機械的でも行けるようになるよ。
相手の名前などを聴き取れなかったら、もう一度聞き返しておｋ
自分あてではない電話を取り次いだ時、相手の名前と電話番号を控える必要がある。
その時大抵の人はゆっくり喋ってくれるけど、中には早口で聞き取れないときも出てくる。
もうそういう場合は「もう一度お願いできますか？」と聞き返してしまっておｋだ。
そしたら相手ももっとゆっくり教えてくれることが多いよ。
さすがに4回とか聞き返すとあれだけど、一度くらいなら相手も怒ることは殆どない。
どっちにしろお互いちゃんと聞き取れないor伝えきれないと困ることになる。
臆することなくわからなかったらもう一度聞き返してしまおう！
相手に何かを伝えるときは、あらかじめメモに書きだすのも有効
自分が相手に掛ける側に回った時、言いたいことをちゃんと伝える必要がある。
気の置けない仲間同士なら、ガーっと思ったことを伝えても問題はないだろう。
しかし会社だと、あまり親しくない人に対して説明することもある。
その時グダグダになると結局何が言いたいのか伝わらない。
しかし電話に慣れていないと、何も準備しない状態だとそうなってしまいやすい。
だから電話を掛ける前に、簡単なカンペを作っておくと安心度が増すよ。
緊張して頭が真っ白になって、何を言おうとしてたか分からなくなってしまったとき。
予め言いたいことを見える範囲に書いておけば、パッと思い出すきっかけになる。
俺も伝えることが多くなった時は、今でも先にカンペを作ってから電話をしているよ。
こういう準備は地味に大事。
先に不安材料を潰す準備をして、電話という大敵へ向かえ！
厄介な相手に対して、色々先回りして準備をするのはかなり有効。
とにかく上に挙げた方法を試して、嫌でも何回かこなさないと苦手意識は薄れていかない。
大丈夫、あなたの周りの人も最初は殆どまともに電話対応なんかできていないから安心するといい。
というか割とベテランでも、明らかに電話が下手そうな人ってちょいちょいいるからね。
特に若手の人は、できなかったからといって深く気にする必要はどこにもないぞ！
今回はここまで。
俺もまだまだ地味に苦手だから、電話を苦痛に思う気持ちはよくわかる。
でも時には立ち向かわないと、いつまでたっても対応が出来ないからそこは踏ん張ってくれ。
きっと周りもフォローしてくれるから大丈夫だ。
電話が鳴った…。意を決して取るか。